مدیریت زمان برای نوجوانان

۱

برای شروع بیایید بخشی از داستان آلیس در سرزمین عجایب را باهم مرور کنیم:

توی بخشی از داستان، وقتی ملکه می‌خواهد آلیس را به زمین بازی ببرد با سرعتی مثل باد شروع به دویدن می‌کند و بعد از مدتی طولانی بالاخره می‌ایستد و دست او را رها می‌کند. آلیس متوجه می‌شود هنوز در همان مکان قبلی هستند و به ملکه می‌گوید:

«در سرزمین ما اگر کسی این‌قدر سریع بدود حتماً به‌جای دیگری می‌رسد.»

ملکه پاسخ می‌دهد: «معلوم است سرزمین خیلی کندی دارید. در اینجا برای اینکه در جایی که هستی باقی بمانی، با این سرعت که دیدی باید بدوی. ولی اگر بخواهی به جای دیگری برسی باید خیلی سریع‌تر از این‌ها بدوی.»

 

۲

ما در کشور و جامعه‌ای زنگی نمی‌کنیم که مردمان آن به تند انجام دادن کارها، به زیاد کار کردن و به استفادۀ درست از زمان شهره باشند. اگر دقت کنید می‌بینید که اغلب افراد، از کمبود زمان گله دارند اما اگر زمان کافی هم داشته باشند، کار چندان جدی و مهمی در زندگی‌شان انجام نمی‌دهند.

از این نظر، سرزمین ما بیشتر شبیه به سرزمین آلیس است. اگر فقط یک مقدار تندتر بدوید، اگر یک مقدار بیشتر تلاش کنید، به دستاوردهای بزرگی دست پیدا خواهید کرد.

اما از طرف دیگر، سرزمین ما شبیه به سرزمین ملکه هم هست وقتی بخواهیم در بازی رقابت شرکت کنیم. وقتی برایمان مهم باشد در کاری که انجام می‌دهیم جزو برترین‌ها باشیم و وقتی بخواهیم خوش بدرخشیم.

در این مواقع باید تندتر از بقیه بدویم، باید کارهای بیشتر و بهتری انجام دهیم و در خیلی از موقعیت‌ها جلو بزنیم.

 

۳

همۀ ما یک عالمه کار برای انجام دادن داریم.

بعضی از این کارها انجام می‌شوند و خیلی از کارها می‌مانند برای روزهای بعد.

مشکلی که خیلی از ما با آن مواجه هستیم، کمبود زمان است.

دل آدم هزار چیز می‌خواهد اما متأسفانه فرصت انجام دادن خیلی از کارها برایمان فراهم نمی‌شود.

از طرفی، خیلی وقت‌ها آخر شب به خودمان می‌آییم و می‌بینیم کل روز تمام شد بدون اینکه کار مفیدی انجام داده باشیم. مشکل از کجاست؟

پیشنهاد اول من این است که این عادتِ (زمان محدود و کم است) را از خودتان دور کنید.

۲۴ ساعت در طول یک شبانه‌‌روز اتفاقاً زمان خیلی زیادی است.

اگر نمی‌توانیم کارهایمان را به‌درستی و در زمان خودش انجام دهیم، مشکل جای دیگری است.

در ادامه به بعضی از دلایلی اشاره می‌کنم که باعث کمبود زمان ما می‌شوند و تکنیک‌هایی برای مدیریت زمان را عنوان می‌کنم.

 

۴

ما زمان کم می‌آوریم چون:

• اولویت‌بندی را بلد نیستیم.
• محرک‌های لازم برای اینکه به ما یادآوری کنند وقت انجام دادن کار است یا محرک‌هایی که ما را مجبور به اقدام کنند، کم داریم.
• می‌خواهیم کارهای زیادی را در مدت‌زمانی محدود انجام دهیم و این شدنی نیست.
• مدیریت انرژی را بلد نیستیم.

 

۵

تکنیک‌هایی برای مدیریت زمان

 

تکنیک اول: تکنیک پومودورو

فرانچسکو سیریلو یک روز در آشپزخانه‌اش مشغول اجرایی کردن ایده‌ای بود که در سرش می‌گذشت.

برای اجرا کردن این ایده، از یک تایمر مکانیکی استفاده کرد که شبیه به گوجه فرهنگی بود و تا قبل از آن، تنها کاربردی که داشت این بود که وقتی غذا پخت یا وقتی موقع آماده کردن مواد لازم برای پخت‌وپز بود، به صدا دربیاید.

حالا این تایمر، هویت تازه‌ای پیدا کرده بود چون قرار بود به خود مخترع و افرادی مثل من و شما کمک کند تا زمانشان را بهتر مدیریت کنند.

قضیه از این قرار است:

 

• در مرحلۀ اول به خودمان یادآوری می‌کنیم که ما تراکتور نیستیم و نمی‌توانیم بی‌وقفه و بدون داشتن استراحت کافی، کار کنیم. ما نیاز داریم تا زمان را به قطعات کوچکی تقسیم کنیم که در آن، توان و انرژی ما به‌قدر انجام دادن و پیش بردن کار برسد.
• قرار است زمان را به بازه‌های ۲۵ دقیقه‌ای تقسیم کنیم، تایمر را روی این زمان کوک کنیم و در هر ۲۵ دقیقه نه با کسی حرف بزنیم، نه گوشی چک کنیم نه ایمیل جواب بدیم نه خوش‌وبش کنیم و نه به کارهای عقب‌افتادۀ دیگر برسیم. در طول این ۲۵ دقیقه یک کار تعریف شده را بی‌وقفه و بدون توجه به چیزهای دیگر انجام می‌دهیم.
• پس مهم است از قبل تعریف کرده باشیم که قرار است در هر برش زمانی چه کارهایی انجام دهیم وگرنه ۲۵ دقیقه صرف تصمیم‌گیری برای انتخاب بین کارها و گزینه‌های مختلف خواهد شد.
• بعدازاینکه تایمر به صدا درآمد، بین ۳ تا ۵ دقیقه به خودمان استراحت می‌دهیم. بهتر است از مکانی که در آن کار می‌کنیم بلند شویم، کمی قدم بزنیم، به بدنمان کش‌وقوس بدهیم، آب بخوریم و بعد به سراغ ست دوم بیاییم.
• دوباره تایمر را روی ۲۵ دقیقۀ دوم تنظیم می‌کنیم و روال بالا را تکرار می‌کنیم و بعدازآن، ۳ تا ۵ دقیقه استراحت را به خود می‌دهیم.
• این کار را تا چهار ست یعنی ۴ تا ۲۵ دقیقه انجام می‌دهیم و در پایان، بین سی دقیقه تا یک ساعت استراحت می‌کنیم.
• بسته به کاری که انجام می‌دهیم و میزان انرژی ذهنی و جسمی که از ما می‌گیرد، می‌توانیم زمان استراحت را قدری کم‌وزیاد کنیم اما پیشنهاد من این است تلاش کنید تا زمان گفته شده را رعایت کنید.

 

تکنیک دوم: محدود کردن

اگر می‌خواهید حجم زیادی از کار را در مدت‌زمانی محدود انجام دهید، لازم است تعداد کارهای که برای خود تعریف کرده‌اید را محدود کنید.

خوب است که بخواهیم کلی کار در یک زمان محدود انجام دهیم اما واقعیت این است که شدنی نیست.

ما به خاطر ذهن محدودی که داریم، به خاطر توانایی جسمی محدودی که داریم در یک بازه زمانی مشخص تنها می‌توانیم به سراغ انجام دادن کارهای کمی برویم.

• پس باید کارهایمان را اولویت‌بندی کنیم.
• باید ببینیم چه کارهایی را باید در طول روز انجام دهیم و آن‌ها را به ترتیب اهمیت فهرست کنیم.
• بهتر است با خودمان صادق باشیم و ببینیم از این فهرست، چند کار را می‌توانیم انجام دهیم؟
• چند کار محدود را انتخاب می‌کنیم، ترتیب انجام دادن آن‌ها را مشخص می‌کنیم و بعد دست‌به‌کار انجام دادنشان خواهیم شد.

 

تکنیک سوم: شکستن کارها

برای هر کاری که قرار است انجام دهیم عنوانی وجود دارد.

ما در حالت کلی کار را در یک کلمه تعریف می‌کنیم و زمانمان را صرف انجام دادنش می‌کنیم.

اما یکی از بهترین راه‌ها برای اینکه از زمانی که در اختیار داریم بهتر استفاده کنیم این است که کار را به اجزای سازنده‌اش بشکنیم.

مثال:

شخصی که می‌خواهد تحقیقی بنویسد باید این اقدامات را انجام دهد:

۳۰ صفحه کتاب بخواند.

حداقل ۱۰ وب‌سایت را تماشا کند.

نکته برداری کند.

اطلاعات به دست آمده و نکته‌ها را کنار هم بچیند و جمع‌بندی کند.

به زبان خودش این‌ها را بازنویسی و ویرایش کند.

برای متن بازنویسی شده به دنبال عکس و ویدئو مناسب بگردد.

حاصل کار را تایپ کند و در فایلی گردآوری و ذخیره کند.

پس می‌بینید که کار تحقیق کردن که فقط یک اسم بود، به زیرمجموعه‌هایش تجزیه شد.

کاری که می‌خواهید انجام دهید را بشکنید.

برای هر جزء از کار، یک زمان مشخص تعریف کنید و انجامش دهید.

هر بار که یک قسمت از کار انجام می‌شود، جلوی قسمت مربوطه تیک بزنید و به سراغ بخش بعدی بروید.

با این کار به ذهنتان نظم می‌دهید و آن را از آشفتگی و سردرگمی دور می‌کنید.

 

تکنیک چهارم: هیچ کاری نکردن

وقتی اسم مدیریت زمان و برنامه‌ریزی می‌آید، ذهن خیلی‌ها می‌رود سمت اینکه برای تک‌تک لحظات زندگی‌شان برنامه‌ریزی داشته باشند.

مدیریت کردن زمان و استفادۀ درست از زمان به این معنی نیست که شما برای تک‌تک کارهایی که باید در طول روز انجام دهید، زمانی را از قبل مشخص کنید و آن را برنامه‌ریزی کنید.

مدیریت زمان بیشتر مربوط می‌شود به اینکه برای خودتان یک سری کارها ر ا به شکلی کلی تعریف کنید که قرار است انجام شوند اما مهم‌تر از آن، مشخص کردن کارهایی است که نباید انجام دهید و نباید وقتتان را برای آن‌ها هدر دهید.

پس لازم است زمان‌هایی را برای هیچ کاری نکردن در نظر بگیرید.

بدانید هراندازه هم که دقیق و اصولی برنامه‌ریزی کنید، بازهم احتمال زیادی هست که به همۀ کارها مطابق برنامه نرسید.

پس زمان‌هایی را برای کار کردن در نظر بگیرید و همین‌طور زمان‌هایی را برای هیچ کاری نکردن.

 

تکنیک پنجم: داشتن برنامۀ بلندمدت

اگر قرار است به همۀ کارهایتان برسید و زمان هرروزتان را جوری مدیریت کنید که وقت تلف شدۀ کمی داشته باشید، باید از قبل به کارهایی که باید در بلندمدت انجام دهید فکر کنید.

اگر قرار باشد هرروز بنشینید و به این فکر کنید که باید چه کارهایی را انجام دهید و چه کارهایی را نه، زمان زیادی را هدر می‌دهید.

پس بهتر است بنشینید و با خودتان بگویید چه کارهایی را باید در طول این ماه و یا ماه‌های بعد انجام دهید؟

وقتی دید بلندمدت دارید و از قبل به هفته‌های آینده فکر کرده باشید، حالا برنامۀ هرروزتان مشخص‌تر خواهد شد.

 

تکنیک ششم: استفاده از جداول برنامه‌ریزی

جدول‌های کاغذی یا جداولی که به‌صورت نرم‌افزای برای مدیریت زمان و برنامه‌ریزی وجود دارند کم نیستند.

خیلی راحت با یک جستجوی کوچک می‌توانید به آن‌ها دست پیدا کنید.

درست است که چنین ابزاری ساده هستند، اما تفاوت زیادی را در نحوۀ کار کردن شما ایجاد می‌کنند.

وقتی از ابزار کمکی مثل جدول برنامه‌ریزی استفاده می‌کنید، به ذهنتان نظم می‌دهید. روی این جدول‌ها می‌توانید تصویر کلی کارهای مختلف را ببینید و در طی زمان به آن‌ها عمل کنید.

سعی کنید استفاده از این جدول‌های برنامه‌ریزی را به کار هرروز خود تبدیل کنید تا نظم در انجام دادن کارها هم به عادت همیشگی‌تان تبدیل شود.